Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

 

  1. Dataansvarlig

Bojesen A/S er dataansvarlig.

Bojesens kontaktoplysninger er:

Bojesen A/S, Vesterbrogade 4a, 1620 København V
Kontaktperson: Sarah Mee Poulsen
Tlf. 33914600 – mail: bojesen@bojesen.dk

Bojesen håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Bojesen indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Bojesens serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Bojesen, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Bojesen.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Bojesen afgiver til Bojesen i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Bojesen.

  1. Bojesens indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Bojesen følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Bojesens serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Bojesen.
  • Fra B2B marked.
  • Gennem browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Bojesens digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i Bojesens kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Bojesens nyhedsbrev.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Når leverandører indgår aftaler med Bojesen eller afgiver tilbud til Bojesen.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

 

  1. Oplysninger som Bojesen indsamler

Bojesen indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
  • Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik
  • Brugen af Bojesens kunde/loyalitetsprogram.
  • Oplysninger fra Bojesens kundeundersøgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
  • Oplysninger fra Bojesens sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Bojesen
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Bojesen yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Bojesens betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Bojesen dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Bojesen modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Bojesen i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Bojesen har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Bojesens vilkår og betingelser samt Bojesens persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

  1. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Bojesen indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Bojesen indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Bojesens serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser
  • Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Bojesens serviceydelser.
  • Tilpasning af Bojesens markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
  • Tilpasning af Bojesens samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
  • Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Bojesen herunder eventuel deltagelse i Bojesens kunde/loyalitetsprogram.
  • Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
     
  1. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Bojesen vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Bojesen, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med fest/middag/konference, restaurantbesøg og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Bojesen behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Bojesens behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Bojesen forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Bojesen og kvaliteten af Bojesens serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes besøg hos Bojesen oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Bojesen alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

 I nogle situationer modtager Bojesen personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Bojesens vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Bojesen er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

 

  1. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Bojesen behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Bojesen har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Bojesen har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Bojesen ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Bojesen ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Bojesen har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Bojesen dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Bojesen er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Bojesen om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Bojesen er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

 Den registrerede kan også kontakte Bojesen , hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Bojesen.

Skriftlig anmodning sendes til Bojesen, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Bojesen vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Bojesen vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Bojesen vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Bojesen tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Bojesen beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Bojesen der, i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

Bojesen kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Bojesen tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Bojesen underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Bojesen sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Bojesen benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Bojesen indgår løbende databehandleraftaler med alle Bojesens leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Bojesen udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom av-leverandører, blomsterleverandører, barleverandører etc.

Bojesen deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Bojesen koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

Bojesen er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Bojesen sletter dine personoplysninger, når Bojesens lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede

  1. Cookies

Bojesen anvender cookies. Yderligere oplysning om Bojesens cookiepolitik kan indhentes her: http://bojesen.dk/cookies/.

  1. Klage

Klage over Bojesens behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 – E-MAIL dt@datatilsynet.dk